Case Study – Όμιλος Βουγιούκλη
Η Εταιρεία
Ο όμιλος ‘’Βουγιουκλή’’ δραστηριοποιείται για πάνω από 40 χρονιά σε όλη την Ελλάδα διαθέτοντας λατομεία, μονάδες παραγωγής Ασφαλτομιγμάτων και αναλαμβάνοντας την διεκπεραίωση μεγάλων έργων του δημοσίου και του ιδιωτικού τομέα κατά μήκος της χωράς έχοντας ως κύριο στόχο την υψηλή ποιότητα προϊόντων & υπηρεσιών .
Οι στόχοι
Οι προκλήσεις που υπήρχαν στην υλοποίηση της αναβάθμισης του ομίλου "Βουγιουκλή" ήταν πολλαπλές και εξαιρετικά σύνθετες.
Η ανάγκη για εκσυγχρονισμό και αυτοματισμό στη λειτουργία της επιχείρησης κατέστησε ιδανική την επιλογή αντικατάστασης του ERP και των οργανωτικών διαδικασιών της, ώστε να καλυφθούν πλήρως οι απαιτήσεις της.
Η επιλογή της λύσης
Η πρόταση της Wisetech για την εξυπηρέτηση των καταγεγραμμένων αναγκών αλλά και η δημιουργία της απαραίτητης υποδομής για την υλοποίηση μελλοντικών απαιτήσεων ήταν η πλήρης αναθεώρηση όλων των διαδικασιών και εργασιών του οργανισμού. Η υλοποίηση αυτού του μεγάλου σχεδίου ψηφιακού μετασχηματισμού, αξιοποιώντας την τεχνολογία Microsoft 365 και το Galaxy Enterprise Suite παραδόθηκε σε δύο φάσεις.
Α' Φάση - Microsoft 365
- Μεταφέραμε τα email από την τεχνολογία POP3 & SMTP στο Microsoft 365 Exchange online.
- Μετάβαση όλων των αρχείων σε Sharepoint online και OneDrive for Business.
- Ενοποιήσαμε τη λειτουργία όλων των τμημάτων με τη χρήση του Microsoft Teams.
Έτσι εκμηδενίστηκαν προβλήματα όπως η τήρηση διπλών εκδόσεων από αρχεία excel & word, αποθηκευμένα εταιρικά αρχεία σε διάφορα προφίλ και φακέλους όπου δεν είχαν πρόσβαση άλλοι πόροι του ομίλου, η σύγχυση μεταξύ τμημάτων κ.α. Ταυτόχρονα, διασφαλίστηκε και ακεραιότητα των αρχείων μέσω versioning και λήψη αυτόματων backup στο Cloud.
Κάθε χρήστης είχε πλέον το προσωπικό του account και μέσω SSO (Single Sign On) experience είχε πρόσβαση σε όλα τα αρχεία που επέτρεπε ο οργανισμός . Μέσω αυτής της διαδικασίας το Onboarding νέων υπαλλήλων είχε απλοποιηθεί και ο νέος εργαζόμενος είχε γρήγορα την πλήρη εικόνα των δεδομένων που χρειάζεται .
Β' Φάση - Galaxy Enterprise Suite
- Μεταφορά στοιχείων από το παλιό ERP
- Πολυεταιρική διαχείριση έξι εταιριών του ομίλου.
- Ενοποιημένα αποτελέσματα εσωτερικά του ομίλου.
- Κατασκευή εξελιγμένου module συγκέντρωσης ανοιχτών υπολοίπων σε πιστωτές και προμηθευτές για την αυτόματη συλλογή των υποχρεώσεων, πρόταση πληρωμής, υποβολή σε σενάρια ελέγχου βάση ποσού πληρωμής.
- Σενάρια εγκρίσεων που αποτελούνται από πολλά στελέχη τα οποία σύμφωνα με τα κριτήρια ενημερώνονται αυτόματα, εγκρίνουν, απορρίπτουν ή τροποποιούν τα προς πληρωμή ποσά.
- Πρόσβαση σε σενάρια και μέσω Web portal για την δυνατότητα εγκρίσεων από στελέχη που δεν έχουν πρόσβαση Galaxy Client. Οι εγκρίσεις υποβάλλονται σε ταυτοποίηση με την χρήση multifactor authentications μέσω authenticator app σε κινητό τηλέφωνο.
- Παραγωγή encrypted files τα οποία τα υποδέχεται η τράπεζα και τα εκτελεί. Το σύστημα είναι σε θέση να παράγει και αντίστοιχα παραστατικά και να αντιστοιχήσει τα ποσά με τα παραστατικά προμηθειών.
- Τιμολόγηση τεχνικών έργων και πώλησης προϊόντων (ασφαλτόμιγμα, σκυρόδεμα, αδρανή υλικά) με αυτόματο τρόπο και με υπολογισμούς σύνθετων εμπορικών και τιμολογιακών πολιτικών. Το custom module αναπτύχθηκε εξολοκλήρου στις ανάγκες του ομίλου.
- Αυτοματοποίηση διαδικασιών μέσω custom module φόρτωσης πλοίων και διαχείριση των φορτώσεων και αποστολών των φορτηγών που μεταφέρουν υλικά, των υπευθύνων φόρτωσης των πλοίων και των υπευθύνων τιμολόγησης με την χρήση SMS και alerts. Αυτόματη έκδοση των δελτίων αποστολής κατά την διαδικασία ζύγισης των φορτηγών σε πλάστιγγες. Online επικοινωνία με τα συστήματα ζύγισης, υπολογισμός βάρους, απόβαρου και υλικού φόρτωσης και εκτύπωση του παραστατικού απευθείας στον οδηγό χωρίς ανθρώπινη διαμεσολάβηση.
- Αξιοποίηση του CRM για την αυτοματοποιημένη ενημέρωση πελατών και προμηθευτών.
- Μειώθηκε ο χρόνος σε απαιτητικές διαδικασίες στη διαχείριση/ στην ολοκλήρωση.
Technology Used:
- Galaxy Enterprise Suite
- Galaxy CRM
- Bespoke Galaxy Modules
- Rest API’s
- Office 365
- Sharepoint online
- One drive for Business
- Azure Website
- Hyper-V
Η Wisetech βρίσκεται αδιάκοπα στο πλευρό μας για περισσότερα από 7 χρονιά. Η αναλυτική τους προσέγγιση στις συνθέτες ανάγκες της επιχείρησης μας καθώς και η μεθοδικότητα τους οδήγησε τον όμιλο "Βουγιουκλή" στην αύξηση της αποδοτικότητας της και στη ραγδαία μείωση χρονών. Από την πρώτη στιγμή κατανόησε πλήρως τις ανάγκες μας και κατόρθωσε μέσα από custom διαδικασίες να αυτοματοποιήσει εργασίες που ως τότε απαιτούσαν πολύωρη προετοιμασία και έλεγχο από μεριάς μας. Ακόμη, η χρήση του Microsoft 365 που μας προτάθηκε και παραμετροποιήθηκε από την Wisetech καθιστά την επιχείρηση μας πλήρως σύγχρονη και αποδοτική.
